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Negli anni non è cambiato solamente il lavoro del professionista ma sono cambiati anche le procedure, il rapporto con i clienti, lo stile di vita e la complessità nel lavoro.
Fino a qualche anno fa il rapporto con la clientela era più “facile”, gli accordi erano solamente verbali, il professionista era un “amico”, una persona di “fiducia”. Ora i clienti non cercano più l’amico ma l’economicità; purtroppo è ormai passato il tempo in cui il cliente pagava ancor prima di ricevere la prestazione.
In un momento così delicato, in cui il perfezionamento del pagamento è spesso una “guerra” diventa indispensabile avere un incarico, ancora meglio se in forma scritta. Il motivo è semplice: senza la sottoscrizione del mandato professionale, in caso di controversia non si troverà alcun Giudice che darà ragione al professionista e il lavoro svolto andrà in fumo in quanto l’accordo verbale non varrà più nulla.
La Corte di Cassazione, Sezione II Civile, sentenza n. 23957 del 22 ottobre 2013 ha specificato che al professionista spetta l’onere di provare “l’avvenuto conferimento del relativo incarico, in qualsiasi forma idonea a manifestare, chiaramente ed inequivocabilmente, la volontà di avvalersi della sua attività e della sua opera, da parte del cliente”.
Ecco perché oggi non è più pensabile avere solo accordi verbali con il cliente ed è sempre necessario precisare in anticipo la complessità dell’incarico e prevedere e pattuire il compenso del relativo conferimento (suddiviso preferibilmente per singole prestazioni, con relativi costi, spese e oneri).
È indispensabile quindi ridefinire l’organizzazione interna dello studio al fine di predisporre in modo facile e veloce la lettera d’incarico; questo non solo per questioni di carattere economico ma anche per migliorare l’organizzazione dello studio e consentire al professionista, già all’inizio dell’anno, di quantificare le risorse necessarie (umane e economiche) e la relativa allocazione.
L’incarico deve avere le seguenti caratteristiche e le seguenti clausole:
è preferibile che l’incarico sia in forma scritta, così da formalizzare il rapporto fra professionista e cliente (viene di conseguenza approvato e controfirmato da entrambe le parti);
deve indicare lo scopo dell’incarico, ovvero definirlo e confermalo;
deve indicare l’oggetto dell’incarico (le prestazioni da svolgere e il grado di complessità);
deve indicare la durata e il periodo temporale al quale si riferisce;
deve indicare e precisare i risultati e gli obiettivi che si dovranno ottenere;
deve indicare le responsabilità e gli obblighi per entrambe le parti (esempio riservatezza, responsabilità e veridicità delle informazioni date);
deve indicare un eventuale coinvolgimento di altri professionisti;
deve rilevare compensi, oneri, spese e modalità di pagamento (un preventivo di massima);
deve indicare la clausola per un eventuale recesso;
deve specificare la polizza assicurativa del professionista;
deve indicare a chi spetta la tenuta dei documenti durante il mandato.
Gestire il mandato professionale non è una nuova inutile incombenza ma è un nuovo modo di lavorare per tutelarsi, per lavorare meglio, per migliorare l’organizzazione e per consolidare il rapporto con la clientela: solo effetti positivi nel clima lavorativo.
