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Per migliorare l’andamento del proprio studio e dar maggiore valore al proprio tempo, il professionista di oggi deve sapere bene cosa, come e quando controllare. Un corretto controllo di gestione è la chiave del successo per qualsiasi attività economica, non solo imprenditoriale.
Scopo del controllo di gestione, sia nelle grandi che nelle piccole realtà professionali, è infatti quello di pianificare, organizzare e monitorare le attività di Studio, per garantirne la continuità nel tempo e per ridurre, laddove possibile, le diverse tipologie di rischio e di costo che ne minano la redditività.
Perché tale controllo sia efficace, tuttavia, occorre innanzitutto rispondere a tre domande chiave, ossia:
cosa controllare;
come controllare;
quando controllare.
Quanto alla prima domanda, posto che la verifica deve essere “organica”, ossia coprire tutti gli ambiti interni dell’organizzazione senza eccezioni, è bene orientare il controllo alle attività e ai processi, monitorando come essi vengono svolti, secondo quali tempistiche e con quale scostamento rispetto ai tempi e ai costi previsti in origine.
Il “come” integra invece un processo collaborativo di controlli, dove sono coinvolti tutti i soggetti interni, dal professionista alla segretaria, dai vari collaboratori di Studio ai tirocinanti e agli stagisti. Va da sé, infatti, che nessun modello di controllo può produrre i risultati attesi senza la collaborazione di tutte le parti interessate.
In questa fase, è fondamentale che il professionista aiuti i propri collaboratori a comprendere che attività quali il controllo e la verifica dei tempi non verranno svolte al mero scopo di giudicare la loro capacità lavorativa o per “tenerli sotto controllo”, ma per permettere a ciascuno di essere protagonista nel continuo processo di miglioramento delle performance di studio, anche in vista di una più corretta e razionale distribuzione dei carichi di lavoro.
Per quanto riguarda il “quando” controllare, infine, è evidente come un corretto controllo di gestione debba essere in grado di anticipare quanto più possibile gli eventi chiave che possono influire (positivamente o negativamente) sulle performance di Studio. Dilazionare i controlli lungo tutto l’asse di un processo risulta una strategia più efficace rispetto a quella basata su un unico controllo a monte o a valle.
È inoltre fondamentale che il controllo di gestione, fermo quanto detto sinora, sia il meno invasivo possibile, sia in termini di tempo impiegato che di complessità. Spendere ore ad elaborare un Excel per far emergere uno scostamento di qualche minuto, infatti, non solo vanifica gli scopi dell’analisi, ma è causa di inefficienze ben più gravi. Il controllo di gestione è tanto più utile al professionista quanto più le informazioni vengono elaborate in maniera puntuale, pertinente e completa, senza costringere l’operatore ad apprendere complesse procedure o a consumare tempo prezioso.
È quindi importante adottare un software adeguato alle proprie necessità, che permetta di produrre in automatico report precisi sui tempi di lavorazione delle pratiche, sulle attività aperte o in sospeso, e sulla redditività lato pratica e cliente.
La tecnologia può davvero essere il più valido alleato del professionista, a patto che vi siano la volontà e la convinzione di tutti a sfruttarne le potenzialità, oltre che l’impegno a svolgere le verifiche di cui sopra con metodo e costanza.
